Foire aux Questions (FAQ) - Secret Santa

Dernière modification le 28 May 2018

QU'EST CE QU'UN TIROKDO / SECRET SANTA ?

Un moyen sympa et ludique d'offrir et de recevoir des cadeaux !
Vous avez un groupe (famille, amis, collègues) qui accepte de participer ? Organisez un tirage au sort avec Tirokdo. Chaque personne tirera au sort, dans le secret, une autre personnes (jusqu'à 5). Tout le monde se réunit et offre à chacun le cadeau.
Plus d'informations sur "Qu'est ce qu'un Secret Santa" ...

ORGANISER UN SECRET SANTA AVEC TIROKDO ?

Le principe est simple comme un traditionnel tirage au sort au chapeau. Il y a 3 grandes étapes :

Etape 1 : Organisation de l’événement

Créer votre tirage et définissez :

- Date de l’événement,

- Règles du jeu (ex : format du cadeau, thème, prix, fabrication DIY, etc.)

- Nombre de cadeaux par participants (de 1 à 5 - la plupart d'entre vous resteront sur 1)

- Visibilité des résultats.

- Ajoutez vous même les participants ou Partagez plus simplement un lien d'inscription (voir ci-dessous)

Etape 2 : Tirage au sort des participants

tout est calé ? Les participants sont inscrits ? Validez le lancement du tirage ! Chacun reçoit alors un e-mail lui donnant l’accès à son espace de tirage au sort, à l'échange de message anonymes, à l'écriture de sa lettre au Père Noël ou encore des idées cadeaux. En tant qu'organisateur, vous pourrez vérifier que tout le monde a bien pu lancer son tirage au sort et si besoin corriger les e-mails et renvoyer les invitations (sans pour autant avoir accès aux résultats)

Etape 3 : Jour J

Voilà, le jour J est arrivé, vous allez pouvoir échanger physiquement les cadeaux ! et suivant la visibilité des résultats retenu, dévoiler à tous les résultats des tirages.

A COMBIEN PEUT-ON JOUER ?

A minima 3 participants sont requis et la limite est de 250 participants. Si cette limite vous restreint, contactez-nous.

COMMENT COLLECTER LA LISTE DES PARTICIPANTS EFFICACEMENT ?

Votre tirage va rassembler beaucoup de monde, disons à partir de 10-20 personnes (et est très attendu !), il y a 2 approches possibles au choix :

Il est important de noter que l'ajout de participants n'est possible qu'en Etape 1 - Organisation de l’événement.

Option 1. Collectez vous-même la liste des participants

Ajoutez la liste des prénoms/noms et emails) et procédez à une saisie ou un import CSV

Option 2. Partagez le lien d'inscription (Nouveauté 2018 !)

Mettez à contribution des participants et laissez les s'inscrire par eux-mêmes en partageant le lien d'inscription à l'événement (via e-mail, WhatsApp, Facebook, Twitter, etc.). Chacun alors indiquer son nom de participants et crée un compte Tirokdo en - (un click via Facebook ou Google) .

L'organisateur à la main pour modifier si besoins les inscription et vérifier que tout le monde est bien inscrit.

COMMENT définir des RÈGLES DE TIRAGE ?

Au moment de la préparation du tirage au sort, vous pouvez définir des règles d'exclusion. Il suffit de les gérer via Gérer les exclusions entre participants sur la gestion de votre tirage.
C’est très pratique pour les règles comme pour éviter “Pas de cadeau dans un couple”, “Pas de cadeau entre frères et soeurs”, “Pas de cadeau entre personnes d’un même service”, etc. Libre à vous de définir ces règles en restant raisonnable si vous souhaitez que votre tirage au sort soit résoluble.

Notez bien :une personne ne pourra jamais tomber sur elle-même (pas très sympa pour elle sinon !) et si une personne A tombe sur B, B pourra tomber sur A (mais ils le découvriront que le jour J si le secret est bien gardé.

A QUOI SERVENT LES THÈMES GRAPHIQUES ?

Lorsque vous lancez un nouvel événement, vous pouvez y associer un thème graphique, l'espace de tirage au sort sera alors personnalisée aux couleurs du thème et chacun des participants sera associé à une icone en lien avec le thème choisi (un objet de Noël pour le thème "Noël", une Fleur pour le thème "Fleur", etc.). Cette association icone / participant est aléatoire et non modifiable.

QUELLE VISIBILITÉ POUR LES RÉSULTATS DES TIRAGES ?

Au lancement de votre événement, vous pourrez choisir entre 3 modes de tirage pour gérer la de divulgation des résultats du tirage :

MODE 1 - Secret jusqu'au jour J (par défaut) 

Chaque participant connait son tirage individuellement sur l'espace participant. Ensuite, les résultats peuvent être dévoilés à tous sur action de l'organisateur à partir du jour J. L'organisateur pourra dévoiler les résultats en 2 temps : à lui uniquement (dans un 1er temps) puis à tous les participants (dans un 2nd temps).

MODE 2 - Secret pour toujours !

Chaque participant connait son tirage individuellement sur l'espace participant mais les résultats ne seront jamais dévoilés à tous les participants par l'outil.

MODE 3 - Dévoilé dès le tirage lancé !

Avec ce dernier mode, tous les participants connaissent les tirages de tous les participants dès qu'ils sont lancés (pas de délit d'initié possible !)

A QUEL ÂGE JOUER ?

Il n'y a pas de limite d'âge. A vous de voir comment vous voulez faire participer les personnes n’ayant pas d’adresses emails.
Il est par exemple possible de lancer un tirage au sort dédié aux enfants avec les adresses des parents par exemple.
Les séniors non connectés pourront si besoin emprunter l’email d’un participant équipé (il est possible d'utiliser une adresse email plusieurs fois dans un même tirage).

UN PARTICIPANT N'A PAS D'E-MAIL, QUE FAIRE ?

Pour contourner cela, vous pouvez, pour ce participant, saisir l'adresse email d'une personne (participante ou non) qui recevra l'e-mail et se chargera de lui transmettre le résultat du tirage (si possible sans l'avoir vu si elle participe au tirage).

UN PARTICIPANT N'A PAS REÇU L'EMAIL D'INVITATION, QUE FAIRE ?

Si un participant n'a pas reçu l(email d'invitation, il y a plusieurs causes possibles : l'adresse e-mail peut être erronée ou bloquée par l'anti-spam (notamment si il s'agit d'un e-mail d'entreprise).
Dans tous les cas, vous pouvez via la page Suivre mes tirages, modifier l'adresse e-mail du participant en utilisant l’icone : modifier l’e-mail du participant

puis lui renvoyer un e-mail de lancement de tirage en utilisant l'icone : renvoyer un e-mail d'invitation au participant

Si l’envoi sur l’adresse email ne fonctionne toujours pas (c’est très rare mais certains anti-spam peuvent être récalcitrants), passer par une adresse grand public puis transférer l’email sur l’adresse souhaitée (sans tenter de consulter le tirage bien entendu).

IL Y A EU UN DÉSISTEMENT OU UN NOUVEAU PARTICIPANT APRÈS LE TIRAGE, QUE FAIRE ?

Comme dans un tirage au sort en réel, il est compliqué d'ajouter ou supprimer des participants une fois le tirage réalisé.
Vous avez la possibilité, si les délais le permettent, de relancer complètement un tirage au sort avec la nouvelle liste de participants. Mais attention, ce second tirage désignera très probablement pour les participants du premier tirage un nouveau destinataire. Assurez-vous qu’ils n’aient pas déjà préparé un cadeau...

PLUS CONCRÈTEMENT UN TIRAGE AU SORT AVEC TIROKDO, COMMENT ÇA SE PASSE ?

Voici une petite vidéo présentant l'organisation d'un tirage au sort :

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Vous pouvez nous contacter par email en cliquant sur la page nous contacter. N’hésitez pas à nous faire par de vos retours d’expériences et suggestions.

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