Comment ça marche & Questions / Réponses ?

Dernière modification le 30 Nov 2018

En synthèse, voici une vidéo (de 3mn) présentant le fonctionnement de l'organisation d'un événement et les tirages par les participants :

QU'EST CE QU'UN TIROKDO / SECRET SANTA ?

Un moyen sympa et ludique d'offrir et recevoir des cadeaux !
Vous avez un groupe (famille, amis, collègues) qui accepte de participer ? Organisez un tirage au sort avec Tirokdo. Chaque personne tirera au sort, dans le secret, une autre personne (jusqu'à 5). Tout le monde se réunit et offre à chacun son cadeau.
Plus d'informations sur "Qu'est ce qu'un Secret Santa" ...

ORGANISER UN SECRET SANTA AVEC TIROKDO ?

Le principe est simple comme un traditionnel tirage au sort au chapeau. Il y a 3 grandes étapes :

Etape 1 : Organisation de l’événement

Créer votre tirage et définissez :

- Date de l’événement,

- Règles du jeu (ex : format du cadeau, thème, prix, fabrication DIY, etc.)

- Nombre de cadeaux par participants (de 1 à 5 - la plupart d'entre vous resteront sur 1)

- Visibilité des résultats (Mode 1 : dévoilé le Jour J, Mode 2 : secret pour toujours, Mode 3 : dévoilé dès le tirage ouvert)

- La liste des participants ou Partagez un lien d'inscription sur les réseaux sociaux pour permettre à chacun de d'inscrire de façon autonome (voir ci-dessous)

- les règles d'exclusion entre participants (Note : la définition se fait après la création du tirage via la page "Gérer les exclusions entre participants")

Etape 2 : Tirage au sort des participants

Tout est calé ? Les participants sont inscrits ? Validez le lancement du tirage ! Chacun reçoit alors un e-mail d'invitation lui donnant accès à son espace personnel et permettant de lancer le tirage au sort, échanger des messages anonymes, écrire sa lettre au Père Noël ou encore trouver des idées cadeaux.

En tant qu'organisateur, vous pourrez vérifier à tout moment que chacun a pu lancer son tirage au sort et si besoin corriger les e-mails et renvoyer les e-mails d'invitation (sans pour autant avoir accès aux résultats)

Etape 3 : Jour J

Voilà, le Grand jour est arrivé, vous allez pouvoir échanger physiquement les cadeaux !

Si vous avez opté pour le Mode 1 : secret jusqu'au jour J, vous pourrez dévoiler les résultats des tirages au sort (cf section "QUELLE VISIBILITÉ POUR LES RÉSULTATS DES TIRAGES ?" ci-dessous).

A COMBIEN PEUT-ON JOUER ?

A minima 3 participants sont requis et la limite est de 500 participants. Si cette limite vous restreint, contactez-nous.

COMMENT COLLECTER LA LISTE DES PARTICIPANTS EFFICACEMENT ?

Votre tirage va rassembler beaucoup de monde, disons à partir de 10-20 personnes (et est très attendu !), il y a 2 approches possibles au choix :

Option 1. Collectez vous-même la liste des participants

Identifiez la liste des prénoms/noms et emails puis saisissez les sur la page de création de tirage (il est possible de faire un import de fichier CSV si il y en a beaucoup).
Nouveauté 2018 : Vous pouvez le faire un plusieurs fois par modifications successives.

Option 2. Partagez le lien d'inscription (Nouveauté 2018 !)

Mettez à contribution les participants et laissez-les s'inscrire par eux-mêmes via une page d'inscription dédié à l'événement que vous partagerez par e-mail, WhatsApp, Facebook ou encore Twitter. Vous récupérer ce lien juste après création de l'événement.
Chacun indiquera alors son nom de participant et crée un compte Tirokdo en un clic via Facebook, Google ou LinkedIn.

Note 1 : Il est important de noter que l'ajout/suppression de participants n'est possible qu'en Etape 1 - Organisation de l’événement (une fois votre événement validé et les invitations envoyées, la liste est alors figée).
Note 2 : L'organisateur à toujours la main pour modifier si besoins les inscriptions et vérifier que tout le monde est bien inscrit.

COMMENT définir des RÈGLES DE TIRAGE ?

Lors de l'Etape 1 - Organisation de l’événement, vous pouvez définir des règles d'exclusion entre les participants. Il suffit de les gérer via Gérer les exclusions entre participants sur la page de gestion de votre tirage.
C’est très pratique pour définir des règles comme “Pas de tirage possible dans un couple”, “Pas de tirage possible entre frères et soeurs”, “Pas de tirage possible entre personnes d’un même service”, etc. Libre à vous de définir les règles que vous souhaitez (en restant raisonnable si vous souhaitez qu'une solution puisse être trouvée ... !)
Note 1 : bien qu'une personne ne pourra jamais tomber sur elle-même (pas très sympa pour elle sinon !) et si une personne A tombe sur B, B pourra tomber sur A (ils le découvriront que le jour J si le secret est gardé).

Note 2 : Lorsque vous dupliquez un événement (reprise de celui de l'an dernier par exemple), vous avez 2 options:

A QUOI SERVENT LES THÈMES GRAPHIQUES ?

Lorsque vous lancez un nouvel événement, vous pouvez y associer un thème graphique, l'espace de tirage au sort sera alors personnalisée aux couleurs du thème et chacun des participants sera associé à une icône en lien avec le thème choisi (un objet de Noël pour le thème "Noël", une Fleur pour le thème "Fleur", etc.). Cette association icône / participant est aléatoire et non modifiable.

QUELLE VISIBILITÉ POUR LES RÉSULTATS DES TIRAGES ?

Au lancement de votre événement, vous pourrez choisir entre 3 modes de tirage pour gérer la de divulgation des résultats du tirage :

MODE 1 - Secrets jusqu'au jour J (par défaut et recommandé) 

Chaque participant connait individuellement son tirage au sort via l'espace participant.

Ensuite, à partir du jour J, les résultats peuvent être dévoilés sur action de l'organisateur en 2 temps :

  1. à l'organisateur uniquement (visible sur suivre mes tirages)
  2. à tous les participants (visible sur l'espace participant)

Libre à l'organisateur de réaliser ces actions ou non.

MODE 2 - Secrets pour toujours !

Chaque participant connait son tirage individuellement sur l'espace participant mais les résultats ne seront jamais dévoilés à tous les participants par l'outil.

Il est impossible à l'organisateur d'obtenir les résultats même après le jour J.

MODE 3 - Dévoilés dès le tirage lancé !

Avec ce dernier mode, les participants connaissent les résultats des tirages des autres participants dès qu'ils sont lancés sur l'espace participant (pas se secret ou de délit d'initié possible dans ce mode !)

A QUEL ÂGE JOUER ?

Il n'y a pas de limite d'âge. A vous de voir comment vous souhaitez faire participer les personnes n’ayant pas d’adresses emails.
Il est par exemple possible de lancer un tirage au sort dédié aux enfants avec les adresses des parents par exemple.
Les séniors non connectés pourront si besoin emprunter l’email d’un participant équipé (il est possible d'utiliser une adresse email plusieurs fois pour un même tirage lorsque l'inscription est gérée par l'organisateur).

UN PARTICIPANT N'A PAS REÇU L'EMAIL D'INVITATION, QUE FAIRE ?

Un des participant n'a pas reçu l'email d'invitation ? Il y a deux causes principales possibles :

1/ L'adresse e-mail est erronée, rendez-vous sur la page Suivre mes tirages et :

2/ L'e-mail d'invitation est bloqué par l'anti-SPAM du destinataire.

Certains systèmes anti-spams peuvent bloquer les emails envoyés par Tirokdo (suivant des critères très variables, il n'y pas de généralité). Il conviendra de demander au destinataire de vérifier dans ses dossiers Spams/Promotions/Notifications et de lui renvoyer l'email si besoin.

D'autres systèmes anti-spam (peu utilisés) sont particulièrement restrictifs et nécessitent une validation par Captcha (ex: Mailinblack.com, SpamEnMoins.com, etc.), demandez alors l'ajout en liste blanche de l'adresse confirmation#at#tirokdo.com.

En dernier recours, si vous aviez encore des difficultés (c'est rare mais sait-on jamais), passez par une adresse email moins restrictive puis transférez directement l’email sur l’adresse souhaitée (sans tenter de consulter le tirage bien entendu :).

QUE FAIRE SI NOUVEAU PARTICIPANT EST IDENTIFIé APRÈS validation du TIRAGE ?

Une fois l'événement validé, vous pourrez continuer à ajouter des participants de façon exceptionnelle sous réserve qu'un nombre suffisant de participants n'aient pas encore ouvert leur tirage au sort (ce nombre de participants est égal au nombre de tirage par participant + 1).

Dans le cas, le plus commun, où il y a 1 tirage par participant, il faudra donc que 2 personnes n'aient pas encore ouvert leur tirage au sort.

Pour cela, rendez-vous sur Suivre mes tirages et le Détail de votre événement puis cliquez sur "Ajouter un participant oublié". Vous pourrez alors choisir son nom/prénom et email. Une email d'invitation lui sera alors immédialement envoyé.

Veuillez noter que dans ce mode d'ajout de dernière minute, il n'est plus possible de choisir des règles exclusions et que le tirage se fera suivant les combinaisons restantes par rapport aux tirages déja réalisés par les participants.

QUE FAIRE SI IL Y A DÉSISTEMENT APRÈS validation du TIRAGE ?

Ce cas ne peut etre géré aujourd'hui par l'outil. Il faudra vous arranger pour rediriger le cadeau reçu et à faire par le participant en question.

PLUS CONCRÈTEMENT UN TIRAGE AU SORT AVEC TIROKDO, COMMENT ÇA SE PASSE ?

Voici une vidéo présentant le déroulement de l'organisation et des tirages au sort :

NOUS CONTACTER EN CAS DE BESOIN ?

Vous pouvez nous contacter par email en cliquant sur la page nous contacter. N’hésitez pas à nous faire par de vos retours d’expériences et suggestions.

N'hésitez pas à partager Tirokdo via Facebook, Twitter pour le faire connaitre !